La tecnología y las innovaciones avanzan a pasos agigantados, lo que ha llevado a cambios cada vez más importantes en las empresas y representan un reto a nivel gerencial, ya que se deben tomar decisiones y llevar a cabo la implementación de nuevas formas de trabajar.
Con esto, cada empresa puede encontrar nuevas herramientas para hacer más eficiente su gestión. Según el sector en el que se encuentre y su manera de operar, podrá encontrar alternativas que la ayuden a obtener una ventaja comparativa, siendo más eficiente y logrando obtener mayor ganancia.
La modernización y digitalización en la gestión empresarial
La digitalización ha sido uno de los cambios más importantes, ya que ahora las operaciones de las empresas y su información se encuentra almacenada digitalmente. Así, la manera en la que hacen las cosas ha cambiado y también la accesibilidad a la información, trayendo nuevas oportunidades y ventajas para la actividad empresarial, tal como una mejor analitica del negocio.
Sin embargo, los cambios en las organizaciones no son algo fácil y aquellas que no logren adaptarse a las nuevas tendencias tendrán un panorama difícil en el mercado. Por ello, las empresas deben hacer un esfuerzo en la adopción de las nuevas tecnologías y hacer los cambios necesarios para conseguirlo.
Ventajas de digitalizar la gestión empresarial
Veamos algunas de las ventajas que ofrece la digitalización empresarial:
- Mejora la productividad: Las nuevas herramientas digitales son una oportunidad para mejorar la productividad de la empresa, ya que los procesos se pueden automatizar, con lo que se reduce el tiempo necesario para hacer una tarea. Por ejemplo, se puede automatizar el pago de la nómina, la gestión del inventario y otros procesos de la empresa.
- Mejor acceso a la información: Con las herramientas digitales se puede digitalizar la información, de modo que los colaboradores y directivos de la empresa pueden acceder a la información que necesiten de manera rápida y sencilla. Esto brinda mayor agilidad para la toma de decisiones, ya que se puede conseguir la información rápidamente.
- Menores costos: Al reducir el tiempo y esfuerzo necesario para hacer ciertas tareas, la empresa es capaz de conseguir una reducción de costos, lo que contribuye a una mayor eficiencia y a la posibilidad de conseguir ganancias más elevadas. Esto crea un gran incentivo para las empresas para migrar a lo digital.
Retos de la digitalización empresarial
La digitalización de una empresa representa algunos retos para la gestión, entre ellos tenemos:
- La implementación de nuevas herramientas y cambios: Cambiar las maneras de hacer las cosas en las empresas no es algo sencillo, ya que los colaboradores deben aprender a hacerlas de manera distinta y necesitan de un periodo de adaptación. Además, se debe prestar atención al uso de herramientas adecuadas, de modo que se pueda obtener un beneficio con su implementación. Se debe monitorear el proceso y obtener feedback de los colaboradores en todo momento para saber cómo avanza el proceso.
- Manejar el periodo de adaptación: La empresa debe pasar por un periodo de adaptación para cambiar su forma de trabajar, esto supone una mayor probabilidad de cometer algún error. Por ello, es importante estar atento a la implementación de las herramientas, para poder detectar los errores a tiempo y corregirlos.
- Proteger la información de la empresa: Si bien las herramientas digitales pueden ser muy beneficiosas para las empresas, también tienen un riesgo y es la seguridad de la información. Por ello, la empresa debe investigar o asesorarse bien para que sus datos no puedan ser vulnerados fácilmente por algún hacker o malas prácticas.
¿Cómo lo pueden enfrentar los gerentes?
Ante el escenario de la digitalización y modernización de las empresas, los gerentes tienen un rol fundamental en el proceso, ya que están encargados de tomar decisiones, monitorear el proceso y encontrar la mejor solución para la empresa. Veamos a continuación algunos de los aspectos que deben considerar los gerentes en este proceso.
1. Adoptar nuevas herramientas
Los gerentes deben estar atentos a las nuevas herramientas que estén disponibles para la gestión empresarial y que puedan ser útiles para el proyecto, de modo que la empresa se mantenga actualizada y esté en capacidad de competir en el mercado. Además, deberán velar por la correcta implementación de las mismas.
Esto último supone un reto importante, ya que estarán a cargo de la implementación de cambios en la forma de hacer las cosas en la empresa. Estos cambios pueden ser grandes o ser pequeños ajustes, pero en todo caso, el rol del gerente debe ser velar por una buena adaptación, sin comprometer el cumplimiento de las operaciones de la empresa.
Por ejemplo, una de las herramientas que puede ayudar a digitalizar la empresa es un programa para facturar, de modo que la emisión y gestión de las facturas se haga más ágil y se tenga una plantilla ya determinada. Un gerente puede consultar cuáles son los mejores programas para hacer facturas y elegir aquel que sea más conveniente para su empresa.
2. Integrar diferentes áreas del negocio
Una posibilidad que brinda la gestión digital de una empresa es la conexión entre distintas áreas de la empresa, ya que la información estará disponible de manera digital y se podrá tener una visión más general de la empresa. Esto hace que los gerentes tengan mejor información sobre la situación de la empresa, es decir, una mejor analitica del negocio y puedan tomar decisiones con mejor información y mayor rapidez.
Otro punto a favor es que la empresa puede funcionar de una manera más articulada, ya que la digitalización favorece a una comunicación más fluida, lo que ayuda a reducir los errores.
3. Seguridad y disponibilidad de datos
Tal como comentamos anteriormente, uno de los riesgos de la digitalización es la seguridad de los datos y la información de la empresa. Por ello, este es un punto clave para los gerentes, quienes deben velar por los intereses de la empresa.
Es importante conocer que mecanismos de seguridad ofrecen las herramientas que se implementen para saber qué tan seguros están los datos de la empresa. De igual modo, se debe priorizar la implementación de buenas prácticas entre los colaboradores para evitar dejar alguna vulnerabilidad que sea perjudicial para la empresa.
Sin embargo, uno de los puntos positivos de la digitalización de la información es el fácil acceso, de modo que las personas pueden consultar rápidamente un documento, como puede ser una factura de un cliente o un documento que tenga los lineamientos de un proyecto. Esto hace que la empresa pueda ser más ágil en el día a día.
4. Preparar al equipo
El cambio en la forma de trabajar puede ser algo complejo para los colaboradores de la empresa. Por ello, los gerentes deben preparar al equipo para que la transición sea fluida y puedan adaptarse fácilmente a los cambios.
Para esto hay varios elementos importantes, entre los que destacan la comunicación y la preparación. Por ejemplo, todo el equipo debe estar informado del cambio que se hará, bien sea en la implementación de una nueva herramienta o un cambio en el proceso. En el caso de adoptar una nueva herramienta, se le debe ofrecer alguna capacitación a los colaboradores, de modo que puedan aprender a utilizarla y aclarar las dudas de manera oportuna.
5. Monitorear los cambios y aprender del proceso
Modernizar y digitalizar una empresa no es algo sencillo, por lo que se debe monitorear continuamente el proceso y procurar aprender. El monitoreo constante permitirá detectar errores de manera oportuna y corregirlos rápidamente, de igual forma, deben ser dados a conocer para estar al tanto de los problemas que pueden ocurrir.
Al darlos a conocer se podrán debatir posibles soluciones que permitan corregir los errores y evitar que ocurran, algo que es relevante porque ayuda a que la empresa sea más eficiente.
La digitalización y la gerencia
La digitalización representa un reto para las empresas, si bien es un cambio que puede traer grandes beneficios, es algo que se debe implementar cuidadosamente. El rol de la gerencia debe ser velar por el cumplimiento de las actividades de la empresa y una transición segura y fluida en la adopción de nuevas herramientas.
Es importante saber que existe una gran cantidad de programas y formas en las que una empresa puede digitalizarse, dependerá de sus necesidades y lo que le permita sacarle mejor provecho a este cambio.
Fuente: directivosygerentes.es