Entre los regalos a los colaboradores, las cenas con los clientes y demás gastos de fin año, es necesario que las empresas administren sus egresos.
Estamos en la recta final del año, y con los últimos meses llegan las festividades, los regalos a colaboradores, cenas con clientes, reconocimientos a empleados y otros eventos de cierre que representan egresos corporativos, por ello es importante administrar eficientemente las finanzas del negocio
Los últimos meses del año suelen comprometer, en mayor medida, el flujo de caja de una empresa debido a los numerosos pagos, recargos y eventos, estos gastos terminan involucrando grandes cantidades de dinero, con las que el área financiera comienza una carrera contrarreloj para mantener las operaciones habituales.
“Por desgracia, no todas consiguen optimizar sus finanzas en este periodo, y resulta más difícil ajustar cuentas para comenzar el año nuevo con gastos acumulados o un balance negativo”, destaca Klaus Pollmann, Director de Ventas en México de Rindegastos.
No solo el pago de prestaciones de ley e impuestos suelen agregar una carga a las finanzas de fin de año, los regalos a colaboradores y cenas con clientes y otros eventos de cierre, representan también una parte importante de los egresos corporativos, pero tienen efectos positivos en el compromiso de la empresa con sus equipos, socios y aliados.
Ante este panorama es imprescindible darle un manejo oportuno a estos gastos para que estén contemplados con anterioridad, por ello Pollmann recomienda cuatro acciones para mantener la productividad financiera sin sacrificar el espíritu festivo de fin de año:
Establecer presupuestos con anticipación: hacer esto te ayuda a prevenir pérdidas, sobre todo cuando no se tienen los fondos suficientes. Recuerda establecer topes de gasto y definir montos específicos para cada actividad.
Generar alertas de sobrecupo: Existen diversas platafromas que permiten generar alertas cuando los movimientos financieros exceden el máximo de gastos previstos e incluso detienen transacciones que superan el monto del presupuesto fijado.
Automatizar gastos e informes: recurrir a la tecnología siempre es bueno para empatar información y evitar errores contables. Por ejemplo, tener la información de facturación desglosada por compras, gastos e impuestos de manera automática evita perder tiempo revisando manualmente y ayuda a saber con cuánto dinero se cuenta realmente para las festividades, todo desde la misma plataforma.
Jerarquizar y priorizar: uno de los ejercicios más sensatos, sobre todo cuando se atraviesa por una solvencia reducida, es decidir cuáles dependencias y negocios son más importantes y necesarios —como trabajadores, clientes y proveedores—, con el propósito de evitar el malgasto de recursos, pero cuidando de las relaciones corporativas.
También es importante llevar un soporte contable riguroso de todos los gastos de la empresa, a fin de que sean deducibles al presentarlos en la declaración anual de impuestos, como el ISR.
“Las ventajas de registrar con detalle los movimientos financieros por concepto de reuniones, cortesías o fiestas durante las fiestas son bastantes y pueden brindar un respaldo a la hora de hacer el pago de obligaciones fiscales”, explica Pollmann.
Otra opción es trazar una hoja de ruta para conocer cómo se desempeñan los rendimientos anuales, con el objetivo de prepararse mejor para las festividades y conocer las fluctuaciones en los egresos de cada periodo del año.
Este esfuerzo no solo surtirá efecto en el cuidado de las finanzas internas de la empresa, también promoverá prácticas ventajosas para los encargados de aprobar presupuestos, agendar encuentros, o revisar el buen uso de los recursos económicos corporativos.
Fuente: Elizabeth Meza/eleconomista.com.mx